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Facturación y pagos

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Preguntas Frecuentes

Hemos generado una lista de respuestas a las preguntas mas comunes.

Para anular una factura electrónica de ARTICULOS se debe hacer el proceso de DEVOLUCION DE ARTICULOS y crear una NOTA CREDITO que también va a quedar electrónica, esta se enviará a la DIAN, esto se hace por el menú CARTERA – DEVOLUCIONES DE CLIENTES – DESDE UNA FACTURA /REMISION, deben hacer la devolución de todos los artículos en la factura, una vez hecho esto se creará una NOTA CREDITO por el valor total del documento, si es una venta a crédito debe cruzarse en el mismo documento, sino, debe cruzarse en el nuevo documento a generar como medio de pago.
Si la factura electrónica no es de ARTICULOS se debe anular por CARTERA – ANULAR DOCUMENTOS – FACTURA, aquí se encuentra la opción de anular una factura electrónica, se creara una NOTA CREDITO que debe cruzarse de la misma manera.

1- Ingresar al menú: REGISTRO – Nuevo Artículo.
2- Llenar la información correspondiente (Importante SI EL ARTICULO NUEVO ES PARA INGRESARLO EN UNA NUEVA COMPRA POR FAVOR NO INGRESE CANTIDAD Y COSTO EN ESTA UTILIDAD.)
3- Guardar cambios
4- Consultar el artículo en el control de inventarios, en el caso de no aparecer: Cerrar el programa y volver a ingresar.

1) Debe ingresar a la utilidad de Control de Inventarios (Menú: INVENTARIO).
2) Ubique el artículo al cual desea adicionar unidades adicionales.
3) De clic sobre el Precio de Venta como si fuera a cambiarlo.
4) Ubique el link en la parte inferior de esa ventana que dice: [Para crear UNIDADES de EMPAQUE ADICIONALES con precios diferentes entre aquí]
5) Siga las instrucciones que se indican en la nueva

Ahora usted podrá usar esas nuevas unidades adicionales en el POS y el sistema de manera automática hará el descuento del inventario y el control de Precios.

ventana.

1) Hacer una SALIDA por el total del saldo de ese artículo (Menú: INVENTARIO – Salida de artículos)
2) Hacer una ENTRADA por el total del saldo de ese artículo con el COSTO CORREGIDO (Menú: INVENTARIO – Entrada de artículos)

Todos estos ajustes tienen implicaciones contables que debe validar y manejar con su contador.

Para hacer inventario dentro del sistema puedes ingresar por el menú: INVENTARIO – hacer inventario
1. Disponer de una bodega temporal para HACER INVENTARIO, en caso tal de NO tenerla puedes crearla por el menú – CONFIGURACIÓN – NUEVA BODEGA. La bodega no puede estar creada como ACTIVA o REAL tiene que crearse con la especificación de SOLO HACER INVETARIO
2. Dentro de la herramienta de HACER INVENTARIO debes verificar que este seleccionada la bodega temporal. Si ya has hecho inventario anteriormente se debe hacer un reset de la bodega para que quede en ceros de nuevo (este proceso lo puedes hacer con el botón VERDE “RESETEAR BODEGA TEMPORAL” )
3. Debes llamar los artículos con la existencia real y generar un listado de todos los artículos que estén activos en el momento, si queda un artículo por fuera del listado el sistema lo va tomar con existencia en cero y procederá después a borrarle las cantidades
4. Se recomienda guardar los cambios en la bodega temporal dando clic en el botón de GUARDAR, en caso tal de que se desconecte el pc de la red o se continúe el proceso en otro momento
5. Ya con el listado de los artículos terminado se procede a dar clic en el icono AZUL ‘’COMPARAR’’ donde emergerá otra ventana en la cual se tiene que seleccionar la bodega REAL que quieres ajustar. El sistema permite bajar dos formatos comparativos de los artículos. Ya por último das clic en el botón ROJO ‘’AJUSTAR BODEGA REAL’’
para guardar todos los cambios.

Los certificados de retención se generan por el menú de Contabilidad – Resumen anual de Retenciones (Certificados). Ahí selecciona [Ret. en la fuente que practique a mis proveedores], el año 2012 y la opción [Agrupado por terceros] y le da clic en [Mostrar Retenciones].

ATENCIÓN: Los certificados de retención solo se pueden sacar en el Orion PLUS si se han practicado las retenciones en el programa cuando se hacen los pagos a los proveedores. De lo contrario debe generarlos a través de otro sistema contable.

CONSULTAS: Como ingresar una nueva resolución
Como ingresar una nueva resolución:
1- Ingresar al menú: CONSULTAS – Sucursales y centros de costo
2- Dar clic en la opción – Datos de facturación
3- Pueden escoger si la resolución es POS o por COMPUTADOR y dan clic en nueva.
4- Llenar los datos con la información que se encuentra en el archivo otorgado por la DIAN.
Tener en cuenta que antes de iniciar el proceso deben confirmar los datos con su contador(a) No. de resolución- rangos- prefijos, tiempo de vigencia y el consecutivo en el que desean iniciar

1- Ingresar al menú: REPORTES – Reporte de documentos anulados
2- Seleccionar tipo de documento y rango
3- Clic en mostrar.

1- Ingresar al menú: CONSULTAS – Cotizaciones generadas
2- Hacer el filtro
3- Dar clic en el consecutivo correspondiente para consultarlo

Debe ingresar como ADMINISTRADOR y seguir esta ruta:
– MENU CONFIGURACION
– CONTROL DE USUARIOS
– MODIFICAR USUARIOS Y PERMISOS
– Seleccione el usuario a modificar y presione el botón EDITAR.

1- Ingresar al menú: CONFIGURACIÓN – Nueva lista de precios
2- Llenar las casillas. (Tener muy en cuenta el Propósito de la lista y el % IVA ya que es información de suma importancia)
3- Para finalizar se coloca el % de descuento o recargo sobre la lista general en caso de aplicar, click en guardar.
4- Para confirmar que haya quedado creada, consultar el control de inventarios, deben aparecer las listas creadas.

1- Ingresar por el menú: CONFIGURACIÓN – Registros adicionales – nuevo banco
2- Registrar la información de la cuenta (deben tener a mano todos los datos de la cuenta, al ingresar la cuenta el auxiliar se recomienda consultar a su contador(a) o en su defecto colocar 01 si es el primer banco que crea, 02 si es el segundo)
3- Guardar cambios

1- Ingresar el menú: CONFIGURACIÓN – Logo de impresión
2- Clic en examinar y seleccionar la imagen
3- Guardar cambios y cerrar la ventana
Se recomienda antes de hacer le proceso tener el logo previamente guardado en el equipo en formato JPG.

1- Ingresar al menú: CONFIGURACIÓN – Nuevo vendedor
2- Ingresar la información correspondiente (Tener en cuenta que se puede asignar un %de comisión en caso de aplicar)
3- Guardar cambios

Normalmente vienen inactivas por defecto en el programa, para activarlas se hace lo siguiente:
1- Ingresar al menú: CONFIGURACIÓN – Modificar usuarios y permisos
2- Seleccionar el usuario al que se le desea activar la concesión y dar click en modificar
3- En los PERMISOS Y RESTRICCIONES en las CONCESIONES seleccionar: Permitir Grabar, Facturar y Devolver artículos en CONCESIÓN
4- Guardar cambios
(Se debe cerrar el programa y volver a ingresar)

Al ingresar nuevamente al programa, se va a habilitar un icono al lado de POS que se llama (Generar una CONCESIÓN (Mercancía en consignación))
El proceso es como hacer una venta en el programa, la diferencia es que no genera una factura, si no que deja la mercancía en consignación – descuenta el inventario de la bodega y la deja en stock.

Para facturar o hacer la devolución de la misma:
1- ingresar al menú: REPORTES – Reporte de concesiones
2- Realizar el filtro
3- En ACCIONES puede elegir la opción de FACT o DEV

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